2 keer per jaar wordt een duim dikke rapportage gemaakt waar alles in staat over het bedrijf. Heel veel gegevens staan erin en er is hard aan gewerkt. Of iedere maand ontvang je een mooie pdf of presentatie met kleurrijke grafieken en overzichten, maar wat kun je er mee?
Herken je hier iets in? Graag wil je geen overvloed aan gegevens, maar regelmatig gegevens op maat. Dan kun je proactief gaan handelen in plaats van sturen terwijl je in de achteruit-rijspiegel kijkt. Hiervoor moet de organisatie en informatievoorziening volwassener worden. In onderstaand schema zie je de diverse fasen van volwassenheid. Ook wel het BI-Maturity model genoemd.
Maar dan nog. Stel dat je de organisatie op orde hebt en dat je dagelijks toegang hebt tot alle gegevens voor een betere besluitvorming. Hoe presenteer je die informatie? Ik ben overtuigd dat je op 1 A4tje alle gegevens kunt zetten die je nodig hebt en dat je in 2 seconden kunt zien hoe de vlag er voor staat. Dit kun je doen door een dashboard te maken volgens de richtlijnen die Stephen Few heeft verzonnen.
Allereerst wil je een dashboard lezen op papier, op je pc, laptop of smartphone. Hoe ziet dat er dan uit? De belangrijkste informatie zet je linksboven in de hoek. De minst belangrijke informatie, maar wel nuttig, komt rechtsonder. Zie bijgevoegde figuur.
Daarnaast maak je gebruik van zo min mogelijk verschillende kleuren. Less is more. En alle layout van grafieken, symbolen en tabellen zijn exact hetzelfde. Waar je je ook bevindt in het bedrijf, in welke functie dan ook, je moet het dashboard kunnen lezen.
Elk antwoord dat je zoekt in het dashboard kun je op verschillende wijze presenteren. De kunst is de vorm te vinden die het simpelste is, met de hoogste informatiewaarde. 2 grafische types wil ik hier noemen die mij zijn opgevallen. Dat zijn de Banded Sparkline en de Bullet Graph. Hieronder de uitleg uit de literatuur.
Als je dan de gegevens die een directeur IT nodig heeft voor zijn/haar eigen besluitvorming dan krijg je bijvoorbeeld een dashboard, zoals hieronder staat voor de CIO. De belangrijkste gegevens staan linksboven en de minst belangrijke rechtsonder. En let eens op het kleurgebruik. Spreekt dit je aan?
Geef een reactie