Continu streven we naar slimmer werken, in plaats van harder werken. We streven naar sneller resultaat boeken door de juiste dingen te doen. Maar vooral streven we naar een positieve veranderbelevenis en dat verandering het werken leuker en prettiger maakt. Lees hier over onze ervaringen hoe duurzaam groeien slimmer, sneller en leuker kan in het bedrijfsleven, bij de overheid en in de particuliere markt.
SAP uitfaseren bij KPN
KPN gebruikte diverse ERP omgevingen waaronder 2 grote SAP omgevingen voor zakelijke dienstverlening: ordering, inkoop, logistiek, facturatie en accounting. Al deze functionaliteiten moesten beschikbaar komen in Oracle, waarna de klant data gemigreerd moest worden terwijl de winkel open bleef. De migratie van primaire business processen hebben we succesvol in een weekend gerealiseerd. Dan pas konden we afscheid nemen van SAP. Sindsdien werken 4000 voormalige SAP gebruikers nu met Oracle en zijn 25.000 zakelijke klanten meegenomen in deze transitie.
Mijn verantwoordelijkheid in het team was:
- Stakeholdermanagement, meenemen van alle eindgebruikers en klanten in deze verandering;
- Impact bepalen en aanpassen van business processes, organisatie en systemen;
- Verzorgen van training, opleidingen en kennismanagement;
- Bewaken van de business case.
Slimmer
Het gebruik van SAP was versnipperd door de gehele organisatie. Niet iedere afdeling gebruikte SAP op eenzelfde manier. Daarnaast waren er specialisten die veel van Oracle wisten, maar weinig hoe SAP in de zakelijke processen werd gebruikt. Complexe vraagstukken ontstonden ieder dag weer. Zij konden alleen opgelost worden door de kennis en ervaring van een handvol personen te bundelen. Deze kleine groep experts werd gekoesterd om zo goed mogelijk met elkaar samen te werken. Agile discussie technieken of Lean werd gebruikt om zo snel mogelijk en in 1 keer het goede antwoord te vinden.
Sneller
We wisten eerst niet welke medewerkers informatie uit SAP nodig had voor hun werk. De grootste afdelingen konden we uiteindelijk aanwijzen na impact assessments. In elk van deze afdelingen werd een verander-agent aangesteld. Met een netwerk van 20 lokale verander-agents werd zo stakeholder-management ingericht en konden we beter in contact blijven met alle eindgebruikers en snel inspelen op onverwachtse gebeurtenissen.
Leuker
Alle zakelijke klanten van KPN zouden iets merken van deze migratie. Ze zouden allemaal een andere factuur lay-out krijgen, met o.a. een ander bankrekeningnummer. Voor groot zakelijke klanten en voor MKB klanten werden voor het eerst 2 Customer Journeys georganiseerd. Op basis van de ideale klantreis hebben we 3 maanden voor de migratie alle klanten op de hoogte gebracht en ze stapsgewijs begeleid op deze reis.